Ziekenhuis Bernhoven: “Wat wij willen laten zien, is dat je als ziekenhuis al kunt beginnen“

Als tweede in de wereld werkt Bernhoven met een unieke barcode op alle medische hulpmiddelen, gebruikmakend van de GS1 standaard voor traceerbaarheid. Het resultaat mag er zijn. Mede dankzij de betrokkenheid van allen; van directie tot afdeling Inkoop, Financiën en ICT.

Bernhoven ontstond op 1 januari 2000 uit de fusie tussen het Sint Anna Ziekenhuis in Oss en het Sint Joseph Ziekenhuis in Veghel. Vanaf dat moment spreken we van één ziekenhuis op twee locaties: Bernhoven. Samen eigentijds de allerbeste zorg bieden. Dát is waar Bernhoven voor staat. Dat doen ze met 150 medisch specialisten en circa 2.500 medewerkers.

De kennis en kunde van een nieuwe manager bedrijfsvoering OK

Het begon allemaal met een sollicitatie. Erik van Ark, medisch leider OK in Bernhoven, had een manager bedrijfsvoering OK nodig. Justin Bitter, destijds werkzaam in het Radboudumc in Nijmegen, kwam op gesprek.

Van Ark: “Bitter vertelde over wat hij met GS1 codering had gedaan in het Radboudumc. Bernhoven werkte daar niet mee. Alle bij patiënten geïmplementeerde implantaten stonden natuurlijk wel geregistreerd. We voerden handmatig de gegevens in. Echter, kwam er een recall, dan kostte het veel tijd om al die gegevens tevoorschijn te halen. Met uniforme barcodering volgens de GS1 standaard zou volgens Justin Bitter de patiëntveiligheid én de bedrijfsvoering op de OK aanzienlijk verbeterd worden.” Bitter werd aangenomen.

Met een business case met kosten en baten ‘carte blanche’ van de directie

In november 2012 werd de business case ‘Patiëntveiligheid en efficiency in de OK’ geschreven; kosten en baten van traceerbaarheid van medische hulpmiddelen in de keten. De directie bleek geïnteresseerd te zijn in het plan.

Van Ark: “De business case was gebaseerd op het feit dat de investeringen zichzelf terug zouden verdienen. De directie gaf ons carte blanche om het plan ten uitvoer te brengen, wat de kans op een succesvolle implementatie zeker verhoogde. Justin Bitter vult aan: “We zijn bij het bestuur begonnen om vervolgens ook andere afdelingen enthousiast te krijgen; van afdeling Inkoop, Financiën tot ICT. Het raakt de hele organisatie. Eén visie, één doelstelling. Dan creëer je het draagvlak dat je nodig hebt om de doelstellingen te halen.”

Elk medisch hulpmiddel voor de OK voorzien van een GS1 barcode

Het ziekenhuis begon met de orthopedische hulpmiddelen. Samen met GS1 zorgde Bernhoven er voor dat elk product gescand kon worden op artikelnummer, lotnummer en registratiedatum. Dat biedt voordelen in de hele keten. Inmiddels is elk medisch hulpmiddel voor de OK voorzien van een GS1 barcode. Maar dat ging niet vanzelf. Elk traject kent uitdagingen. Het beschikken over artikelinformatie van de afdeling Inkoop, het weten hoeveel barcodes met welke opbouw er op voorraad liggen en vervolgens een koppeling maken met het EPD, zijn er enkelen.

Nu al starten met een tijdelijke oplossing: een eigen GS1 bedrijfsnummer

De grootste uitdaging ligt volgens Bitter in het overtuigen van leveranciers om te komen tot een uniforme GS1 barcode voor alle medische hulpmiddelen. “Niet iedere leverancier levert zijn producten met zo’n code aan. Daarom hebben we een eigen GS1 bedrijfsnummer ingevoerd. Hiermee kunnen we nu alle producten op dezelfde manier identificeren. Dit is dus een tijdelijke oplossing.” Hoe we dit verandert krijgen? “Door wetgeving, zoals o.a. de Europese Medical Device Regulation (MDR) en het Landelijk Implantenregister (LIR) die de komende tijd van kracht gaan. Echter, wat wij met ons traject willen laten zien, is dat je als ziekenhuis al kunt beginnen.”

Patiëntveiligheid en bedrijfsvoering op de OK aanzienlijk verbeterd

Erik van Ark over de nieuwe werkwijze. “Het is zo vernieuwend, zo goed!” Zowel de patiëntveiligheid als de bedrijfsvoering op de OK zijn aanzienlijk verbeterd. De recall is digitaal, waardoor patiënten en implantaten direct traceerbaar zijn. Bernhoven heeft bijna 25% minder voorraad bij een licht stijgende productie. Ook is er meer inzicht in kosten en voorraden.

En wat te denken van een uniforme identificatie van gegevensuitwisseling? Standaardisatie is een ‘must’. Van integrale invoering voorraadconcept tot het verder stroomlijnen van backofficeactiviteiten en het zorgen voor eenduidige interne data- en goederenstromen.

Ook een traject uniforme barcodering starten? Lees de tips!

1. Zorg voor het juiste netwerk, zodanig dat diegene die de scan uitvoert ook daadwerkelijk van toegevoegde waarde is voor het ziekenhuis. Wat is het probleem in het ziekenhuis, wat zijn de vragen, wat moet er opgelost worden?
2. Zorg ervoor GS1 op de juiste manier te betrekken. Maak gebruik van de expertise en kennis van deze not-for-profit organisatie. Ze hebben een stappenplan implementatie GS1 traceerbaarheid in ziekenhuizen.
3. Bezoek een ziekenhuis dat eenzelfde traject doorlopen heeft. Erik van Ark:”We hebben in 2014 veel kennis gedeeld om andere ziekenhuizen te laten zien wat en hoe we dit gedaan hebben.”

Meer informatie

• Eenduidige codering medische hulpmiddelen