Radboudumc: ‘Het begint bij de bron; garbage in, garbage out’

Traceerbaarheid van medische implantaten, het Radboudumc maakt gebruik van een infrastructuur waarin de logistieke- en financiële informatie is geïntegreerd met het EPD. Over de keuzes, de uitdagingen en de verwachtingen van het ziekenhuis.

Alex van der Putten, bij invoer manager Supply Chain Management, nu manager productgroep Inkoop & Supply Chain, is centraal verantwoordelijk voor alle logistieke activiteiten in het ziekenhuis. Over de reden van het traject zegt hij: “We wilden de benodigde processen integreren in ons ERP-systeem van Oracle zodat ze nog efficiënter verlopen en bovendien de gehele keten transparanter wordt.”

Inrichten van het systeem: “Een totaaloplossing gaat niet altijd”

Het Radboudumc maakt gebruik van een infrastructuur waarin de logistieke, financiële en administratieve informatie is geïntegreerd met het EPD. Zonder tussenkomst van andere pakketten loopt logistieke informatie van het ERP direct door tot in het EPD, net als andere procesinformatie die relevant is. De hele logistieke keten is transparant.

Een van de uitdagingen op ICT-gebied, is volgens Van der Putten het zo simpel mogelijk houden. “Logistieke processen kunnen heel diep gaan. De kunst is het systeem zo in te richten dat het 95% van het proces faciliteert.”

“Over de 5% uitzondering moet je vervolgens goed nadenken. Waar bestaat die uit, welke andere procedure hanteren we hiervoor en hoe past dit toch binnen het totale pakket? Vaak zie je dat iedereen een totaaloplossing wil. Dat gaat niet altijd. Zet niet alles op zijn kop. Je moet kritisch zijn en blijven op het huidige proces. Zo’n proces is niet voor niets ontstaan.”

De juiste informatie vanuit de bron

“Het begint bij de bron. Garbage in, garbage out, zoals de term is. Systemen kunnen alleen maar zinnige informatie leveren als ze met de juiste informatie worden gevoed. Zijn de gegevens – afkomstig van de leverancier – bij de bron niet goed, dan kan het proces nooit optimaal verlopen.”

Onze productgegevens in het systeem worden in de toekomst geverifieerd en aangevuld vanuit de barcode op het product. Daarna gebruiken we het in de gehele keten, zoals voor Epic, ons EPD. Voor een heupoperatie bijvoorbeeld heb je artikelen nodig. Die artikelen zetten we beschikbaar in Epic. Zie het als een boodschappenlijstje. Epic wordt dus met die lijst gevuld. Vindt er een operatie plaats, dan maken we het boodschappenlijstje actief in het systeem, als zijnde een order. Het proces begint te lopen en er kan onder andere gescand worden.”

“Overigens, als standaardbarcode in de gehele keten binnen het Radboudumc streven we naar de GS1 barcode. Bij het inboeken van de voorraad moeten verschillende barcodes gelezen kunnen worden. Op het moment dat het niet een GS1 code is, zal er alsnog een GS1 Datamatrix op geplakt worden, met een eigen artikelcode (GTIN).”

Implementatie op twee afdelingen: Orthopedie en Oogheelkunde

Radboudumc is goed op weg met de traceerbaarheid van medische implantaten. Het proces is transparant. De voorraad is inzichtelijk.

“Eind 2015 hebben we de eerste twee afdelingen geïmplementeerd; Orthopedie en Oogheelkunde. De eerste afdeling was het moeilijkst om te faciliteren met dit proces. Bij Orthopedie waren alle ‘smaken’ beschikbaar. Oogheelkunde is bij ons een afdeling waar nog niks voor geregeld was. We hebben dus gekozen voor de meest moeilijke en meest makkelijke afdeling. Met als doel na deze implementaties zonder externe consultant en leverancier het zelf verder uit te rollen naar andere afdelingen. Rond de zomer vorig jaar zaten wij op 12 specialismen.”

Kortom, het Radboudumc is bij de bron begonnen en zet nu de vervolgstappen. Nog even en dan is het gehele proces nog meer in control, zoals Alex van de Putten zegt. Mooi. Want uiteindelijk komt dat de patiënt, om wie het tenslotte gaat, ten goede.

Ook een traject traceerbaarheid medische hulpmiddelen starten? Lees de tips!

1. Zorg ervoor dat een dergelijk traject nooit een feestje wordt van de logistieke afdeling. Het creëren van een draagvlak – van Raad van Bestuur tot de medewerker die een scanner in zijn hand heeft – is in de opstart essentieel voor succes.
2. Keep it simple, stupid. Probeer het proces simpel te houden. Maak geen ‘exotische’ ontwerpen. Houd de bedoeling in de gaten. Waar moet het proces toe leiden? Zijn  bepaalde processtappen wel nodig?
3. Begin klein, want het is een complex proces. Het is de kunst de juiste  afdeling te vinden die bij het invoeren wil participeren. Is de start gemaakt, rol dan vervolgens in een hoog tempo uit.

• Eenduidige codering medische hulpmiddelen