Erasmus MC: “Het is ideaal om klein te beginnen”

Automatisering leidt tot een betere patiëntveiligheid. Eén van de redenen waarom het Erasmus MC zo’n vijf jaar geleden begon met een traceerbaarheidstraject van medische implantaten. In eerste instantie niet op de operatiekamers (OK’s), waar de meeste ziekenhuizen beginnen, maar op de hartkatheterisatiekamers (HCK’s).

Het Erasmus MC is een universitair medisch centrum in Rotterdam, verbonden aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. Het ziekenhuis is het grootste van de acht universitair medische centra in Nederland. Paul de Graaf is coördinator bij de interventiecardiologie van het thema Thorax en tevens projectleider van het traject traceerbaarheid medische implantaten op de HCK’s in het Erasmus MC.

Patiëntveiligheid: met één druk op de knop overzicht

“We wilden onder andere de patiëntveiligheid verhogen. Oftewel, met één druk op de knop – in geval van een recall – een overzicht hebben van de patiënten en de artikelen die tijdens een ingreep gebruikt zijn. Het handmatige voorraadbeheer was bovendien niet efficiënt. Het ontbrak aan inzicht in voorraden en goede managementinformatie omdat de informatie afkomstig was van verschillende lijstjes.”

Start pilot: klein aantal artikelen, veel winst te behalen

Veel ziekenhuizen starten een traceerbaarheidstraject van medische implantaten op de OK. Erasmus MC koos echter voor de HCK’s. “Een logische keuze. De afdeling kent twee specialismen: Interventiecardiologie en Elektrofysiologie. De voorraad van Interventiecardiologie bestaat uit meer dan duizend verschillende artikelen, die in waarde variëren van enkele euro’s voor katheters, tot tienduizenden euro’s voor klepimplantaten.

De hoeveelheid verschillende artikelen bij elektrofysiologie is geringer, maar het merendeel heeft een hoge waarde. Denk hierbij aan bijvoorbeeld pacemakers van duizenden euro’s. Voor de pilot was het ideaal om aan te vangen met een klein aantal artikelen, terwijl er in financieel opzicht veel winst te behalen viel.”

De keten van het proces

Bij de start van het project had Paul de Graaf als ambitie om de hele logistieke keten bij het project te betrekken, waaronder de afdelingen Inkoop, Logistiek en ICT. “Toen deze afdelingen vertegenwoordigd waren, konden we de keten van het gehele proces sluitend maken.”

Uitgangspositie was het realiseren van een product, dat uiteindelijk toepasbaar zou moeten zijn binnen het gehele Erasmus MC. “Mede door samenwerking in de keten is dit mogelijk gemaakt. Deze integrale samenwerking werpt nog steeds zijn vruchten af. De onderlinge connecties zijn close, waardoor uitzonderingen en problemen snel worden opgelost.”

Verbruikte artikelen na een dag weer op voorraad

Hoe gaat traceerbaarheid in de praktijk? “Gebruiken we een artikel tijdens een procedure bij een patiënt, dan wordt het gescand. Hiermee vindt registratie van het artikel plaats in het EPD én zorgen we voor een automatische bestelling bij de leverancier via ons bestelsysteem Oracle.

Met de leveranciers hebben we de afspraak gemaakt, dat artikelen – indien besteld voor 16.00 uur – de volgende ochtend worden afgeleverd in het distributiecentrum in Barendrecht. Bij binnenkomst scant het centrum alle relevante artikelen en boekt ze in. Dezelfde dag vindt levering plaats bij de betreffende afdeling en worden de voorraadruimten aangevuld. Kortom, verbruikte artikelen zijn na een dag weer op voorraad.”

Meerdere barcodes niet praktisch

Het Erasmus MC maakt bij het scannen gebruik van een ERP-connector. Deze connector interpreteert meerdere barcodes, zoals die van GS1 en HIBC. “Bij aanvang bleek dat 5% van de artikelen niet scanbaar was, vanwege een niet leesbare of een ontbrekende barcode. Dit ondervangen de mensen in Barendrecht nu door een interne barcode uit te printen voor deze artikelen.”

Op de vraag of het toch niet veel handiger zou zijn, als ziekenhuizen te maken hebben met slechts één standaard voor barcodering, zoals GS1: zegt De Graaf: “Een gouden standaard met een goede barcode waaraan iedere leverancier moet voldoen, heeft uiteraard de voorkeur. Met verschillende barcodes wordt de productinformatie op verschillende wijzen aangeboden. Dat is niet praktisch.”

Gedegen instructie en superusers

Anders dan voorheen, zijn de medewerkers in de HCK’s nauw betrokken bij het logistieke proces. Dat had wel de nodige voeten in de aarde. ‘Hoe moet ik scannen?’ en ‘Welke van de drie barcodes scan ik?’, waren vragen die naar voren kwamen. Deze vragen zijn weggenomen door het geven van een gedegen instructie.

Daarnaast zijn enkele medewerkers aangewezen als superusers. Zij dienen als vraagbaak voor de gebruikers en als spreekbuis naar de voorraadbeheerders en de ICT. Ook ontwikkelde het Erasmus MC een scantool, die na het scannen niet alleen het artikel koppelt aan de patiënt, maar ook aangeeft dat er bijvoorbeeld een deel van de barcode ontbreekt.

De resultaten van het project

De resultaten van het project traceerbaarheid op de HCK’s: Door inzage in de voorraden wordt de voorraadhoogte actief bijgesteld. Hierdoor is er al een reductie van een derde aan voorraadruimte. Ook het verstrijken van de houdbaarheidsdatum van artikelen behoort tot het verleden, mede door retourafspraken met leveranciers. De kosten per procedure per patiënt is inzichtelijk en bovenal is de patiëntveiligheid toegenomen.

Klein beginnen en dan uitrollen

“Binnen het Erasmus zijn we klein begonnen op de HCK’s, maar inmiddels is er sprake van traceerbaarheid in het gehele Ingrepencentrum Thorax, bestaande uit Injectable Klinieken (IK’s) en OK’s. Op dit moment inventariseren we op welke wijze dit verder kan worden geïmplementeerd op de overige OK’s. Een mooie ontwikkeling, want automatisering leidt écht tot minder fouten. Dit komt de patiëntveiligheid ten goede. Maar het kan nog beter, omdat er steeds meer producten scanbaar zijn in de gezondheidszorg, zoals medicatie en bloedproducten.”

Ook een traject traceerbaarheid medische hulpmiddelen starten? Lees de tips!

1. Zorg voor een gesloten keten, waarin de integrale samenwerking is geborgd.
2. Maak een duidelijke keuze in de wijze waarop barcodes worden gescand. Dit voorkomt problemen in het proces van de patiëntenzorg en van de logistiek.
3. Betrek de medewerkers op de werkvloer bij de implementatie. Zij waarborgen immers de betrouwbaarheid van het gehele concept. Niet gescand, betekent geen voorraad en geen medische registratie in het EPD. Goede instructie is van doorslaggevend belang, net als het aanstellen van superusers als vraagbaak en spreekbuis voor medewerkers.