Máxima Medisch Centrum: ‘Het scannen hoort er nu gewoon bij’

Over het scannen van de juiste barcode

Medewerkers in het Máxima Medisch Centrum op de locaties Eindhoven en Veldhoven scannen medische implantaten alsof het de gewoonste zaak van de wereld is. Maar daar ging wel wat aan vooraf. Twee zaken zijn na implementatie duidelijk voor het ziekenhuis: voer een dergelijk traject geleidelijk in én geef medewerkers een goede uitleg en instructie.

Máxima Medisch Centrum is het grootste medisch centrum van de regio Zuidoost-Brabant en is gevestigd op twee locaties: hartje Eindhoven en aan de rand van Veldhoven.

Daar werkt Hennie Mulder als operatieassistent, waar zij werkzaamheden op het gebied van kwaliteit en veiligheid verricht. Ook is zij penningmeester bij de LVO (Landelijke Vereniging van Operatieassistenten). In het Maxima deed ze mee met het project traceerbaarheid medische implantaten dat zo’n zes jaar geleden van start ging.

Traceerbaarheid van de grond krijgen: technisch ingewikkeld

Het inzichtelijk krijgen van de kosten per OK was een van de belangrijkste redenen voor het ziekenhuis om het traject traceerbaarheid in te zetten. Het bijzondere aan het traject van dit ziekenhuis is dat er twee locaties mee gemoeid waren. Hennie Mulder: “We zijn begonnen in Veldhoven. Echter, overal tegelijkertijd, bij alle specialismen. Dat was heftig. Het kostte veel tijd en energie.”

“We constateerden vervolgens veel fouten, zoals geen juiste barcodes op de verpakkingen. Moeilijkheid was ook dat het ziekenhuis de barcodes wilde koppelen aan het inkoopsysteem VILA. Dit om de ordering in eigen hand te houden. Hiervoor hadden we extra koppelingen nodig, wat technisch ingewikkeld was. Uiteindelijk kregen we de traceerbaarheid van de medische implantaten van de grond.

Eénzelfde traject traceerbaarheid locatie Eindhoven

“We besloten daarna éénzelfde traject voor traceerbaarheid op de locatie Eindhoven in gang te zetten. Echter, wel op geleidelijke basis. We zijn eerst met het specialisme orthopedie gestart. Daarna vond uitbreiding plaats naar andere specialismen, zoals urologie, algemene chirurgie en KNO. We zijn blij dat we het traject in Eindhoven geleidelijk in gang hebben gezet.”

Stickers wel of niet scannen

“We stickeren de barcodes bewust niet om”, vervolgt Mulder. “We scannen de barcodes die op de verpakkingen staan. Dat is minder arbeidsintensief. Wel plaatsen we een extra oranje sticker op de verpakking voor de locatie Veldhoven en een gele voor de locatie Eindhoven, blauw betekent niet scannen. Dan weten de medewerkers welke producten ze wel of niet moeten scannen.”

Weerstand onder medewerkers

Hoe je medewerkers enthousiast krijgt voor het scannen van implantaten? “We hebben uitgelegd wat het belang van scannen is; een betere controle op de voorraad, gemakkelijker terughalen van recalls én meer inzicht in de kosten.

Let wel, ons ziekenhuis is verdeeld in Resultaat Verantwoordelijke Eenheden (RVE’s). Scan je, dan krijg je de kosten beter op een rij. Belangrijk voor elke RVE. Het grappige was dat er discussies kwamen over waarom specialisten welke implantaten gebruikten. Waarom een dure hechting voor die operatie, als het ook met een andere kan? Om maar een voorbeeld te noemen.”

Toch bleek er veel weerstand te zijn om barcodering toe te passen. ‘Het is wéér extra werk voor de operatieassistent’. Uitgelegd werd dat het scannen van implantaten ten goede komt aan de patiënt. ‘Wil je niet scannen, dan heb je niets op de plank en kun je het de dokter zelf uitleggen’.

Scannen zit tussen de oren

Uiteindelijk gingen de voordelen van het scannen tussen de oren zitten. Toen was het tijd om daadwerkelijk met het scanapparaat aan de slag te gaan.

Mulder: “We hebben een klapper gemaakt met daarin alle informatie over wat er gescand moet worden en hoe. Daarnaast werd verteld hoe de barcodes te herkennen zijn. GS1 begint altijd met 01, de HIBC met +H. Daarnaast waren er zes jaar geleden – toen we begonnen met het traject – nog veel barcodes die we zelf moesten interpreteren. Er zat geen logica in. Mammoprotheses bijvoorbeeld kenden wel vier of vijf codes, zonder dat er iets onder stond!”

Het is goed gekomen. De medewerkers hebben het scannen geaccepteerd. “Medewerkers zeggen er niets meer over. Het hoort er gewoon bij”, aldus Hennie Mulder. “Een uniforme barcode voor alle producten zou wel fijn zijn. Elke gebruiker herkent dan de producten. Bovendien, in een dergelijke code staat alles; van productgegevens tot expiratiedatum. Ik hoop dat die uniforme code er komt. Dat maakt het ons alleen maar gemakkelijker. We zijn immers al overgegaan op de codes die op de verpakkingen staan.”

Ook een traject scannen van uniforme barcodering op de OK starten?  Lees de tips!

1. Informeer medewerkers over het traject en instrueer ze goed en duidelijk.
2. Voer het traject gefaseerd in, niet in één keer.
3. Werk goed samen met de afdeling Logistiek.