ETZ: ‘Gefaseerde invoering traceerbaarheid medische hulpmiddelen’

Over traceerbaarheid van medische hulpmiddelen

De leverancierscodes van medische hulpmiddelen kunnen scannen om het logistieke systeem op de OK te digitaliseren en te optimaliseren. Dát was het basisidee van het ETZ (Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis). Na goedkeuring van de business case door de Raad van Bestuur kon het ziekenhuis aan de slag. Gezien de omvang van het project, vindt de uitvoering in vier fases plaats.

Het OK-proces met een logistieke pet bekijken

Het ETZ is een algemeen, regionaal opleidingsziekenhuis en heeft drie locaties: twee in Tilburg en een in Waalwijk. Toen Jeroen van Winden aangesteld werd als Coördinator OK materialen op de locatie TweeSteden, bekeek hij het proces op de OK met een logistieke pet op. Een aantal dingen vielen hem op: “Hoeveel rollen toiletpapier op voorraad lagen, kon ik in het systeem opzoeken. De voorraad knieprotheses was echter niet bekend. Het registratieproces was bovendien verre van ideaal en het bestelproces te omslachtig. Mijns inziens moesten er maatregelen genomen worden.” Deze observaties dateren inmiddels van vierenhalf jaar geleden.

Project traceerbaarheid: Hoe investeringen terugverdienen?

Begin 2012 startte het project traceerbaarheid van medische hulpmiddelen op de OK. Roland van der Loos, Organisatorisch Manager van een aantal eenheden, waaronder de OK en vanaf het begin nauw betrokken bij het project: “Eerst hebben we zelf ons projectvoorstel getoetst op haalbaarheid. Daarna stelden we een businesscase op. Hoe kunnen we de investeringen het makkelijkst terugverdienen? Let wel, wij zijn geen resultaatverantwoordelijke eenheid. Het geld dat we overhouden, vloeit terug in de ziekenhuiskas.

Fase 1 van het project – het kunnen scannen van artikelen om de voorraad inzichtelijk te maken en het doorbelasten van de artikelen aan verbruikende eenheden – bleek al snel een sluitende businesscase te zijn. De kosten hadden we goed in beeld. En ook wat het opleverde werd helder; minder voorraad en bewustwording bij specialisten van de kosten die zij maakten. Een goede kwaliteit voor een lage prijs, daar kwam het op neer.”

Akkoord van Raad van Bestuur

De businesscase werd ingediend bij de Raad van Bestuur. Controle vond plaats door de ziekenhuiscommissie. Van der Loos en Van Winden kregen een overtuigend ‘ja’. Om het geheel kostentechnisch behapbaar te houden, is het project verdeeld in nog 3 fases.

Van der Loos vervolgt: “In fase 2, waar we nu in zitten, kunnen we de lotnummers scannen van artikelen die voor de patiënt gebruikt worden. De kosten die we in deze fase maken, zijn niet te verwerken in een businesscase. We halen er geen financiële winst uit. Wel veiligheids- en tijdswinst. Maar de financiële winst is in fase 1 al dusdanig veel, dat we de kosten weg kunnen schrijven op de resultaten van de eerste businesscase.”

De vier fases: Van scannen artikelen tot scannen bij de ingang ziekenhuis

In fase 3 wil het ziekenhuis tot bij de ingang kunnen scannen. Jeroen van Winden: “Zodat we altijd een compleet overzicht hebben van lotnummers. Dat we weten wat er voor de patiënt gebruikt wordt én wat we op de plank hebben liggen met daaraan gekoppeld ook de houdbaarheidsdatums. Verder willen we onze bestellingen koppelen aan de planning. Dus proactief in plaats van reactief bestellen.” Het is de vurige wens van Roland van der Loos om in een fase 4 het traject uit te rollen naar alle afdelingen en het centraal magazijn.

De alledaagse praktijk: eigen oranje stickers

Hoe gaat traceerbaarheid in de praktijk? Van Winden: “We ontvangen artikelen van de leverancier. De goederenontvangst boekt deze in het ERP-systeem van Oracle in door het scannen van de barcode die door de leverancier op het product is geplaatst. Tijdens de ingreep wordt als eerste het patiëntnummer in het systeem ingevoerd door de zorgprofessionals. Daarna geven ze het specialisme op en scannen vervolgens de barcode op het product.

De informatie uit de barcode wordt hierbij automatisch in het systeem geladen en aan de patiënt gekoppeld. Is de ingreep klaar, dan slaan ze alle gegevens op. De voorraad wordt afgeboekt en de kosten doorgestuurd naar het betreffende specialisme. Elke dag om 13.00 uur loopt er een MRP (Material Requirement Planning) -run. Het systeem bekijkt dan of artikelen bijbesteld moeten worden. Zo ja, dan gaat volledig automatisch een opdracht naar de leverancier.”

Elke nieuwe leverancier moet GS1 compliant barcode hebben

“We hebben met onze leveranciers afspraken over de levertijd”, vult Van der Loos aan. “ En we hebben met Inkoop afgesproken, dat elke nieuwe leverancier een GS1 compliant barcode moet hebben. Heeft hij dit niet, dan gaan we niet met hem in zee. We willen op deze manier de druk opvoeren om te komen tot een uniforme barcodering voor medische hulpmiddelen. Als Albert Heijn het kan, kunnen wij het ook.”

Project in fases aanpakken

De locaties ETZ TweeSteden en Waalwijk hebben het traject traceerbaarheid van medische hulpmiddelen inmiddels volledig afgerond. Op dit moment zijn zij aan de slag met het verder uitrollen op de locatie ETZ Elisabeth. In plaats van ‘het er in één keer in te knikkeren’, zoals Roland van der Loos zegt, is bewust gekozen voor een project in fases. En dat blijkt zeer zeker te werken.

Ook een traject traceerbaarheid medische hulpmiddelen starten? Lees de tips!

1. Kijk goed naar het ERP-systeem van het ziekenhuis en naar welke oplossing gewenst is. Het is niet noodzakelijk direct voor een totaaloplossing te gaan. Een soortgelijk project uitrollen in fases behoort ook tot de mogelijkheden.
2. Bezoek de locaties TweeSteden en Waalwijk van het ETZ eens om te zien hoe zij het project hebben aangepakt en hoe dit in de praktijk werkt.
3. Besef dat een traject traceerbaarheid van medische hulpmiddelen valt of staat met de kwaliteit van vastlegging op de Operatiekamer. Probeer dus het scanproces zo efficiënt mogelijk in te richten, zodat de administratieve last voor de OK-medewerkers zo laag mogelijk is.
4. Maak de keuze voor een interne projectleider. Hoe het er uiteindelijk uit komt te zien, is namelijk erg afhankelijk van de situatie in het ziekenhuis. Een interne projectleider stuurt een dergelijk traject naar de eigen situatie.